مطلوب أخصائي وثائق ومخطوطات للعمل لدى شركة طيبة للاستشارات الهندسية في المدينة المنورة

الوصف

تبحث شركة طيبة للاستشارات الهندسية عن مراقب وثائق على مستوى الشركة. يتولى الإشراف على ممارسات ضبط الوثائق في جميع الإدارات والمشاريع، ويضمن تنظيم الوثائق وحفظها وتداولها وفق الإجراءات المعتمدة ونظام إدارة الجودة.

الواجبات والمهام الرئيسية

• • وضع إجراءات ضبط الوثائق وأنظمة الترقيم والتسمية والأرشفة على مستوى الشركة، وتحديثها وتعميمها.
• • متابعة التزام الإدارات والمشاريع بإجراءات ضبط الوثائق، وإجراء مراجعات دورية لتنظيم الملفات واكتمالها.
• • ضبط الإصدارات والمراجعات، والتأكد من تداول الإصدارات المعتمدة فقط في جميع الإدارات.
• • إدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) وهيكل المجلدات وصلاحيات الوصول، بما يحفظ سرية المعلومات.
• • حفظ الوثائق الرسمية للشركة وتحديثها ومتابعة صلاحيتها، مثل السجل التجاري وشهادة التصنيف والتراخيص وشهادات الزكاة والتأمينات والسعودة وشهادات ISO.
• • إعداد ملفات التأهيل المسبق للشركة وتحديثها وتقديمها للعملاء والجهات الحكومية عبر منصاتهم الإلكترونية، بالتنسيق مع إدارة تطوير الأعمال.
• • تحديث ملف الشركة وسجل المشاريع السابقة وشهادات الإنجاز والسير الذاتية للموظفين.
• • إدارة المراسلات الرسمية للشركة وتسجيلها ومتابعة الردود عليها.
• • دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي ومتطلبات ISO 9001، ومتابعة إغلاق الملاحظات المتعلقة بالوثائق.
• • تدريب الموظفين على إجراءات ضبط الوثائق واستخدام الأنظمة.
• • إجادة برامج Microsoft Office واللغتين العربية والإنجليزية، مع الدقة والقدرة على التنظيم.

المؤهلات

• البكالوريوس علوم المكتبات والمعلومات
• البكالوريوس إدارة السجلات والحفظ الإلكتروني
• البكالوريوس إدارة الأعمال
• البكالوريوس تقنية المعلومات

المهارات

• العلوم الأرشيفية — متقدم
• الأرشفة — متقدم
• تصنيف الوثائق — متقدم
• الإدارة / التنظيم — متقدم
• إعداد التقارير / المراقبة — متقدم
• تنظيم المعلومات — متقدم
• إدارة المستندات الرقمية — متقدم
• الوثائق — متقدم

اللغة

• العربية — متقدم
• الانجليزية — متقدم

تفاصيل الوظيفة

• المسمى بالإنجليزية: Documents and Manuscripts Specialist
• المنطقة: المدينة المنورة
• نوع الدوام: دوام كامل، صباحي
• الجنس: ذكور و اناث
• عدد الشواغر: 1

المصدر: منصة جدارات — التقديم من صفحة الوظيفة في جدارات.