مطلوب مساعد إداري لصالون تسعة للتزيين النسائي في جدة

الوصف

أولاً: خدمة العملاء والاستقبال

1. استقبال العميلات والترحيب بهن وتقديم تجربة استقبال احترافية.

2. شرح تفاصيل الخدمات والإجراءات والتعليمات الخاصة بكل خدمة للعميلات

3. العمل كحلقة وصل بين العميلة والأخصائية لضمان التواصل الفعّال وسير الخدمة بالشكل المطلوب.

4. الرد على استفسارات العميلات عبر الهاتف والواتساب ومنصات التواصل الاجتماعي.

5. التعامل مع شكاوى العميلات وملاحظاتهن والعمل على حل المشكلات بما يضمن رضا العميلات.

6. إرسال رسائل وتعليمات ما قبل الجلسة وما بعدها للعميلات وفقًا للبروتوكولات المعتمدة.

ثانياً: إدارة المواعيد

1. مراجعة جدول المواعيد وتنظيم الحجوزات اليومية و الاسبوعية.

2. تأكيد المواعيد ومتابعة حضور العميلات.

3. التنسيق المستمر مع الأخصائيات لضمان الالتزام بالمواعيد وتجنب التأخير أو تعارض الحجوزات.

4. متابعة التعديلات والإلغاءات وإعادة جدولة المواعيد عند الحاجة.

ثالثاً: الإدارة المالية والتقارير

1. إقفال الفواتير اليومية والشهرية ومراجعة صحتها.

2. مراجعة وتدقيق الإيرادات النقدية (Cash) بشكل يومي وشهري.

3. مطابقة المبالغ المستلمة مع الفواتير والتقارير المالية.

4. متابعة المصروفات التشغيلية وتوثيقها.

5. جمع وتنظيم الفواتير الصادرة والواردة الخاصة بمصاريف وتسجيلها في الملفات المخصصة.

6. إعداد ومراجعة السجلات المالية ورفع أي فروقات أو ملاحظات للإدارة.

رابعاً: متابعة الاشتراطات والامتثال

1. إجراء فحص شهري شامل للفرع وفقًا لاشتراطات منصة إجادة والجهات الرقابية.

2. التأكد من الالتزام بالاشتراطات الصحية والبلدية والتعليمات التنظيمية المعتمدة.

3. متابعة الملاحظات والمخالفات المحتملة والعمل على معالجتها بشكل استباقي.

4. التأكد من جاهزية الفرع للاجتياز في الزيارات التفتيشية.

خامساً: المشتريات والمستلزمات

1. متابعة احتياجات الفرع من المستلزمات التشغيلية والمواد الاستهلاكية.

2. إعداد طلبات المستلزمات الأسبوعية والشهرية والتأكد من توفرها قبل نفادها.

3. متابعة المستلزمات وإبلاغ الإدارة بالاحتياجات والنواقص بشكل دوري.

الواجبات والمهام الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر
• انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليهاتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة في هذه الاجتماعات و تدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

المؤهلات

• البكالوريوس الإدارة المكتبية
• البكالوريوس السكرتارية التنفيذية

المهارات

• خدمة العملاء — متقدم
• برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم — متقدم
• الآلات المكتبية — متقدم
• جدولة الزيارات — متقدم
• الكتابة — متقدم
• الطباعة على الحاسب الآلي — متقدم
• تحديد الاجتماعات — متقدم
• تحمّل المسؤولية — متقدم
• إدارة العمل — متقدم
• الرد على استفسارات العملاء — متقدم

اللغة

• العربية — متقدم
• الانجليزية — متقدم

الشهادات والرخص

• Microsoft Office Specialist (MOS)
• Professional Administrative Assistant( CAME - PAC )
• المحاسب الإداري المعتمد/ المدير المالي المعتمد( CMA/CFM)
• أخصائي إدارة الموارد البشرية في CBP
• معتمد القيادة الادارية

تفاصيل الوظيفة

• المسمى بالإنجليزية: Administrative Assistant
• المنطقة: مكة المكرمة
• نوع الدوام: دوام كامل، مسائي
• الجنس: ذكور و اناث
• عدد الشواغر: 2

المصدر: منصة جدارات — التقديم من صفحة الوظيفة في جدارات.