مساعد إداري

الوصف

تقديم الدعم الإداري والتنسيقي للأعمال اليومية للشركة، وضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة وفعالية من خلال إدارة المراسلات والوثائق والمتابعة الإدارية والتنسيق بين الإدارات.

الواجبات والمهام الرئيسية

• المهام والمسؤوليات
• الأعمال الإدارية
• • استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات.
• • إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية.
• • إعداد وطباعة الخطابات والنماذج والتقارير.
• • تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وحفظها.
• • أرشفة الوثائق وفق النظام المعتمد.
• المتابعة والتنسيق
• • متابعة تنفيذ المهام والتكليفات الإدارية.
• • التنسيق بين الإدارات المختلفة.
• • إعداد جداول الاجتماعات وتوثيق محاضرها.
• • متابعة المواعيد والالتزامات الإدارية.
• الدعم التشغيلي
• • متابعة العقود والتجديدات والمستندات النظامية.
• • إدخال البيانات وتحديث السجلات.
• • إعداد التقارير الدورية المطلوبة.
• • متابعة احتياجات المكتب والمستلزمات.
• أعمال الموارد البشرية (عند التكليف)
• • متابعة حضور وانصراف الموظفين.
• • حفظ ملفات الموظفين.
• • المساعدة في إجراءات التوظيف.
• • إعداد الخطابات الإدارية الخاصة بالموظفين.
• • متابعة ملفات العملاء والعقود.
• • إعداد عروض الأسعار والخطابات الرسمية.
• • متابعة منصات الجهات الحكومية (قوى، التأمينات، مقيم، بلدي عند الحاجة).
• • دعم أعمال الجودة وحفظ النماذج والسجلات.
• • متابعة تنفيذ المهام التشغيلية ورفع التقارير للإدارة.

المؤهلات

• البكالوريوس إدارة الأعمال (إدارة الأعمال)
• البكالوريوس الإدارة المكتبية
• البكالوريوس السكرتارية التنفيذية

المهارات

• خدمة العملاء — متقدم
• برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم — متقدم
• الآلات المكتبية — متقدم
• جدولة الزيارات — متقدم
• الكتابة — متقدم
• الطباعة على الحاسب الآلي — متقدم
• تحديد الاجتماعات — متقدم
• تحمّل المسؤولية — متقدم
• إدارة العمل — متقدم
• الرد على استفسارات العملاء — متقدم

اللغة

• العربية — متقدم
• الانجليزية — متوسط

الشهادات والرخص

• Microsoft Office Specialist (MOS)
• Professional Administrative Assistant( CAME - PAC )
• المحاسب الإداري المعتمد/ المدير المالي المعتمد( CMA/CFM)
• أخصائي إدارة الموارد البشرية في CBP
• معتمد القيادة الادارية

تفاصيل الوظيفة

• المسمى بالإنجليزية: Administrative Assistant
• المنطقة: مكة المكرمة
• نوع الدوام: دوام كامل، صباحي
• الجنس: ذكور و اناث
• عدد الشواغر: 1

المصدر: منصة جدارات — التقديم من صفحة الوظيفة في جدارات.