مساعد إداري

الوصف

متابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الادارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر

الواجبات والمهام الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر
• انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليهاتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة في هذه الاجتماعات و تدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع .
• - إدخال وتحديث بيانات الشركة والموظفين بدقة على الأنظمة والسجلات المعتمدة.
• - متابعة معاملات الشركة والموظفين عبر المنصات الحكومية، مثل قوى ومدد والتأمينات الاجتماعية ومقيم، وفق الصلاحيات المعتمدة.
• - متابعة مواعيد انتهاء العقود والإقامات ورخص العمل، والتنسيق لاستكمال إجراءات التجديد.
• - إعداد وتنسيق الخطابات والمستندات باستخدام Microsoft Word، وتجهيز الجداول والتقارير باستخدام Microsoft Excel.
• - تنظيم ومتابعة البريد الإلكتروني الإداري والمراسلات باستخدام Microsoft Outlook.
• - تنظيم وأرشفة ملفات الموظفين والعقود والمستندات، والمحافظة على سريتها.
• - التنسيق مع الإدارة والمحاسبة لاستكمال البيانات والمستندات اللازمة للمعاملات.
• - إعداد تقارير دورية بالمهام المنجزة والمعاملات المعلقة ومواعيد استحقاقها.
• - خبرة عملية في استخدام المنصات الحكومية وشؤون الموظفين.
• - إجادة برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel وWord وOutlook.
• - الدقة والسرعة في إدخال البيانات، والقدرة على تنظيم الملفات ومتابعة المهام.
• - مهارات جيدة في التواصل وكتابة المراسلات الإدارية.

المؤهلات

• دبلوم سنة بعد الثانوية إدارة الأعمال (إدارة الأعمال) — مطلوب

المهارات

• خدمة العملاء — متقدم
• برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم — متقدم
• تحديد الاجتماعات — متقدم
• تحمّل المسؤولية — متقدم
• إدارة العمل — متقدم
• الرد على استفسارات العملاء — متقدم

اللغة

• العربية — متقدم
• الانجليزية — متقدم

تفاصيل الوظيفة

• المسمى بالإنجليزية: Administrative Assistant
• المنطقة: مكة المكرمة
• نوع الدوام: دوام كامل، صباحي
• الجنس: ذكور و اناث
• عدد الشواغر: 1

المصدر: منصة جدارات — التقديم من صفحة الوظيفة في جدارات.