سكرتير

الوصف

دعم المدير أو الإدارة من خلال كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.

الواجبات والمهام الرئيسية

• تدوين الملاحظات، التي يتم إملاؤها، بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات

• البكالوريوس إدارة الأعمال (إدارة الأعمال)

المهارات

• خدمات مسؤول الاتصال — متقدم
• برمجيات إدارة الوثائق — متقدم
• برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم — متقدم
• جدولة الزيارات — متقدم
• الطباعة على الحاسب الآلي — متقدم
• إعداد التقارير / المراقبة — متقدم
• الرد على المكالمات الواردة — متقدم
• الجدول الزمني للتخطيط — متقدم
• الاستجابة لشكاوى الزوار — متقدم
• الوثائق — متقدم

اللغة

• العربية — متقدم
• الانجليزية — متقدم

تفاصيل الوظيفة

• المسمى بالإنجليزية: Secretary
• المنطقة: مكة المكرمة
• نوع الدوام: دوام كامل، صباحي
• الجنس: ذكور و اناث
• عدد الشواغر: 1

المصدر: منصة جدارات — التقديم من صفحة الوظيفة في جدارات.